Comment anticiper les impayés ?

Plusieurs indicateurs permettent au gérant d’entreprise d’identifier les mauvais payeurs et par conséquent, de les éviter. Si cela s’avère trop tard, il faut savoir adopter la bonne attitude afin de « limiter les dégâts ».

À cet effet, voici quelques pistes à suivre pour surmonter le risque de difficultés financières pouvant parfois conduire l’entreprise à sa perte :

• Se renseigner sur la solvabilité de l’entreprise avec laquelle on va traiter, auprès de certains organismes tels que le Trésor Public ou l’URSSAF. Néanmoins, cela vous donne une idée sur l’état de la trésorerie de l’entreprise durant le dernier exercice comptable, et non à l’instant T.
• Prévoir des indemnités de retard, appelées également « indemnités compensatoires ». Elles permettent au dirigeant de prévenir d’éventuels problèmes de trésorerie. Encore faut-il les mentionner sur le contrat de vente et en rappeler l’existence et le montant sur la facture.

Comment organiser la gestion des impayés ?

La gestion des impayés est un travail qui exige beaucoup de vigilance mais aussi, de la détermination afin de bien faire comprendre au client en retard de paiement qu’il a affaire à une entreprise bien organisée.

Pour ce faire, d’autres moyens peuvent être employés pour inciter le client à respecter ses engagements financiers :

• Recourir à la clause de réserve de propriété, qui permet au vendeur de garder la possession du bien livré jusqu’au paiement intégral. Cette clause peut être mentionnée au devis, voire même sur le bon de livraison (au plus tard), suivie de la mention « lu et approuvé » confirmant que le client a bien pris connaissance de l’existence de cette clause. Il est primordial de garder le bon de commande ou le bon de livraison validant la clause de réserve de propriété afin de faire valoir vos droits en cas de litige.
• Savoir se montrer ferme et refuser d’honorer d’autres commandes tant que le client n’a pas réglé ses anciennes factures. Il s’agit aussi d’une mesure de survie pour le dirigeant qui ne souhaite pas voir son entreprise s’engluer à cause des impayés.
• Prendre des mesures proportionnelles à la créance en ne mettant pas en œuvre des procédures de recouvrement trop coûteuses pour des sommes relativement peu élevées.

Les étapes pour se prémunir contre les impayés clients :

Faire face à un impayé, c’est avant tout le prévenir, le plus en amont possible, en réalisant un suivi régulier du poste client. Du contact client en passant par le traitement de la commande jusqu’au recouvrement de la facture, une entreprise se doit d’être rigoureuse à chaque étape.

1 – Se renseigner en amont sur l’entreprise avec laquelle vous allez conclure un contrat,

2 – Bien cadrer les relations commerciales, en veillant à demander des acomptes dans les différentes étapes de la prestation par exemple,

3 – Eriger des garde-fous avec un contrat, avec des dates d’échéances de paiement, en précisant le taux de pénalités de retard, ou encore des frais de recouvrement à la charge du débiteur,

4 –  Relancer par téléphone et par écrit ; le temps est l’ennemi de l’entreprise

5 – Conservez un « moyen de pression » permettant au débiteur de régler ses dettes avant d’être livré de la suite de ses commandes, par exemple.

La défaillance d’une entreprise résulte souvent de l’accumulation d’un ou de plusieurs facteurs :

• N°1 – Les carences commerciales : insuffisance d’effort commercial, problème de positionnement, stratégie non définie ;
• N°2 – Les carences en gestion : maîtrise de la trésorerie et du besoin en fonds de roulement, défaut de rentabilité, impayés clients, gestion de stock ;
  N°3 – Les carences techniques : compétences techniques, mauvaise qualité des produits/services.

Selon les statistiques de l’INSEE, 25% des entreprises échouent dans les 2 premières années, et 49,5 % échouent dans les 5 premières années. Ce taux d’échec est encore plus élevé pour les start-ups : on parle de 80% d’échec même si aucune statistique officielle n’a encore été produite à ce jour.

Ceux qui ont essayé de tenir une comptabilité sans un bon classement des documents s’en souviennent.

Si une organisation est bien suivie, alors on doit pouvoir retrouver facilement les documents lorsqu’on les recherche.

Pourquoi cette organisation ?

Le classement des documents est indispensable à la bonne gestion et au bon suivi d’une entreprise.

L’organisation administrative permet un gain de temps et diminue les risques de perte de documents.

Quels sont les documents comptables à classer ?

Il existe 5 grandes familles de documents comptables :

• Les clients
• Les fournisseurs
• Le personnel de l’entreprise
• L’administration fiscale
• La banque et la caisse

Comment procéder au classement ?

Le classement des documents peut être fait par ordre chronologique ou alphabétique.

Selon la famille de documents comptables, on peut opter pour l’une ou l’autre de ces méthodes.

Et le classement numérique ?

Le classement des documents peut être dématérialisé. Il existe plusieurs solutions de dématérialisation. Toutefois, la dématérialisation de l’information ne fait pas oublier l’importance du classement des documents « papier ».