Comment anticiper les impayés ?
Plusieurs indicateurs permettent au gérant d’entreprise d’identifier les mauvais payeurs et par conséquent, de les éviter. Si cela s’avère trop tard, il faut savoir adopter la bonne attitude afin de « limiter les dégâts ».
À cet effet, voici quelques pistes à suivre pour surmonter le risque de difficultés financières pouvant parfois conduire l’entreprise à sa perte :
- Se renseigner sur la solvabilité de l’entreprise avec laquelle on va traiter, auprès de certains organismes tels que le Trésor Public ou l’URSSAF. Néanmoins, cela vous donne une idée sur l’état de la trésorerie de l’entreprise durant le dernier exercice comptable, et non à l’instant T.
- Prévoir des indemnités de retard, appelées également « indemnités compensatoires ». Elles permettent au dirigeant de prévenir d’éventuels problèmes de trésorerie. Encore faut-il les mentionner sur le contrat de vente et en rappeler l’existence et le montant sur la facture.
Comment organiser la gestion des impayés ?
La gestion des impayés est un travail qui exige beaucoup de vigilance mais aussi, de la détermination afin de bien faire comprendre au client en retard de paiement qu’il a affaire à une entreprise bien organisée.
Pour ce faire, d’autres moyens peuvent être employés pour inciter le client à respecter ses engagements financiers :
- Recourir à la clause de réserve de propriété, qui permet au vendeur de garder la possession du bien livré jusqu’au paiement intégral. Cette clause peut être mentionnée au devis, voire même sur le bon de livraison (au plus tard), suivie de la mention « lu et approuvé » confirmant que le client a bien pris connaissance de l’existence de cette clause. Il est primordial de garder le bon de commande ou le bon de livraison validant la clause de réserve de propriété afin de faire valoir vos droits en cas de litige.
- Savoir se montrer ferme et refuser d’honorer d’autres commandes tant que le client n’a pas réglé ses anciennes factures. Il s’agit aussi d’une mesure de survie pour le dirigeant qui ne souhaite pas voir son entreprise s’engluer à cause des impayés.
- Prendre des mesures proportionnelles à la créance en ne mettant pas en œuvre des procédures de recouvrement trop coûteuses pour des sommes relativement peu élevées.
Les étapes pour se prémunir contre les impayés clients :
Faire face à un impayé, c’est avant tout le prévenir, le plus en amont possible, en réalisant un suivi régulier du poste client. Du contact client en passant par le traitement de la commande jusqu’au recouvrement de la facture, une entreprise se doit d’être rigoureuse à chaque étape.
1 – Se renseigner en amont sur l’entreprise avec laquelle vous allez conclure un contrat,
2 – Bien cadrer les relations commerciales, en veillant à demander des acomptes dans les différentes étapes de la prestation par exemple,
3 – Eriger des garde-fous avec un contrat, avec des dates d’échéances de paiement, en précisant le taux de pénalités de retard, ou encore des frais de recouvrement à la charge du débiteur,
4 – Relancer par téléphone et par écrit ; le temps est l’ennemi de l’entreprise
5 – Conservez un « moyen de pression » permettant au débiteur de régler ses dettes avant d’être livré de la suite de ses commandes, par exemple.
Qui sont les « mauvais payeurs » ?
Face aux difficultés d’encaissement, près de 9 entreprises débitrices sur 10 sont en réalité solvables, selon la FIGEC. Les raisons d’un impayé sont donc à chercher ailleurs…
Le débiteur négligent ?
L’absence de paiement est la conséquence d’un oubli involontaire de votre client ? Une simple relance rappelant la facture échue permet généralement d’obtenir un règlement rapide.
De nombreuses entreprises ont des processus de validation de factures tellement longs et compliqués que les échéances de paiement ne sont jamais respectées. En suivant le circuit de validation et en connaissant les services dans lesquels transitent vos factures, vous pourrez cibler plus aisément les décisionnaires à relancer.
Le débiteur injoignable ?
C’est une situation pénible qui demande des actions fortes et rapides. Plus l’entreprise est petite et plus l’absence de contact est synonyme de défaillance prochaine. Il est préférable d’adresser immédiatement une mise en demeure avec AR au débiteur. Ce courrier est une pièce justificative lorsque le recouvrement par voie amiable devient un recouvrement par voie judiciaire.
Le débiteur de mauvaise foi ?
Les contestations de factures ne sont pas sérieuses et vous le savez ; une marchandise non conforme, une prestation effectuée en retard. Le client de mauvaise foi pourra invoquer quelques prétextes fallacieux pour justifier la retenue de son paiement.
Il vous faut donc reprendre l’ensemble du dossier client – d’où l’importance de maîtriser son organisation administrative et commerciale – afin de mettre le client face à ses contradictions.
La preuve de mauvaise foi est faite ? Alors ne transigez surtout pas et montrez votre fermeté.
Et si la facture est légitimement contestée ?
Cette situation nécessitera de transiger ; une négociation commerciale est inévitable si vos obligations n’ont pas été totalement remplies ; remise commerciale, note de crédit partielle. Si l’erreur vient de chez vous, vous devez maintenir la bonne relation avec votre client et faire en sorte que cet incident ne se reproduise pas.
